Abstract:
Ьber die Studie
Neue Funktionalitдten, neue Anforderungen - neuer Markt.
Nachdem der Bedarf fьr Dokumenten-Managementsysteme hinreichend gegeben war, entstand die erste Generation von Dokumenten-Managementsystemen. Es herrschten klare Abgrenzungen zu Workflow Management Systemen, die lediglich ьber Schnittstellen miteinander gekoppelt waren. Geprдgt war die erste Generation von Dokumenten-Managementsystemen in erster Linie durch eine vцllig ьberzogene Euphorie, die von einem papierlosen Bьro ausging. Dass dies eine zu ehrgeizige (und auch wenig sinnvolle) Erwartungshaltung war, hat sich ziemlich schnell herausgestellt. Somit erfolgte ziemlich schnell eine gewisse Ernьchterung auf dem Markt und man befasste sich damit, eine Definition fьr Dokumenten-Management zu finden, die Anspruch und Realitдt miteinander vereint.
Dokumenten-Management heutzutage unterscheidet sich erheblich von den ersten Schritten der vergangenen Jahre. Die wesentliche Дnderung liegt im Funktionsumfang moderner Dokumenten-Managementsysteme. Getrennte Mдrkte fьr Archivierung, Workflow, Dokumenten-Management und Retrieval sind passй, Konvergenz ist die Realitдt heutzutage. Diesem neuen Ansatz trдgt die Studie "Dokumenten-Management" rechnung.
Die Studie im Ьberblick:
Im ersten Kapitel werden die einzelnen Schwerpunkte dieser Studie zusammengefasst.
Im zweiten Kapitel wird eine allgemeine Einfьhrung in die Thematik gegeben, dabei wird auf die Ursachen, warum Dokumenten-Management notwendig ist, eingegangen. Es werden Perspektiven und verwandte Technologien von Dokumenten-Mangement dargestellt und die zur Verfьgung stehenden Budgets aufgezeigt.
Im dritten Kapitel wird auf die wesentlichen Grundlagen des Dokumenten-Managements eingegangen. Nach einer Begriffsfestlegung werden die wesentlichen Funktionalitдten erlдutert, die sich hinter dieser Technologie verbergen.
Das vierte Kapitel listet dann die wesentlichen Anforderungen auf, die heutzutage an professionelle Werkzeuge im Bereich Dokumenten-Management zu stellen sind.
Im fьnften Teil werden dann die einzelnen Produkte vorgestellt, die in dieser Studie evaluiert wurden.
Das sechste Kapitel widmet sich dem Vergleich der einzelnen Hersteller und deren Produkte.
Das siebte Kapitel fasst die Vor- und Nachteile der untersuchten Werkzeuge zusammen und stellt die Einschдtzungen der einzelnen Hersteller gegenьber, die diese bezьglich erforderlicher
Funktionalitдten eines Dms-produktes angaben. Ebenso werden die Nutzenaspekte, die Dms-produkte laut Herstellerangaben fьr den Kunden bieten kцnnen, aufgelistet.
Im letzten Kapitel wird ein Leitfaden gegeben, wie mit Hilfe dieser Studie eine auf ein Unternehmen angepasste Evaluierung und Auswahl eines Dokumenten-Managementsystems vorgenommen werden kann.
Die Lцsungen der folgenden Hersteller werden ausfьhrlich betrachtet:
COI Businessflow 3.7, DocuWare 4.1, Documentum 4i eBusiness Edition Version 4.1, ITA B04.20, optimal_AS 3.20, Livelink 8.1.5, Easyware 3.11, Saperion 4.2
Die Studie bietet dem Leser:
Ausfьhrliche Informationen zu Grundlagen, Anforderungen und Marktperspektiven
des Dms-marktes.
eine Besprechung der Ursachen fьr das Wachstum dieser Technologie.
Einblicke in die Entwicklung und die heutigen Eigenschaften von Dokumenten-Managementsystemen.
Die Evaluierung und den Vergleich von acht derzeit am deutschen Markt verfьgbaren Lцsungen.
einen umfassenden Leitfaden fьr die Einfьhrung einer Lцsung und geht darauf ein
wie eine Auswahl eines DMS mit vorausgehender Evaluierung vorzunehmen ist.
Die Studie ist Bestandteil einer dreiteiligen Studienserie:
Dokumenten-Management, September 2000 erschienen
Knowledge Management, Mдrz 2000 erschienen
Content-Management, erscheint im Mдrz 2001
Alle drei Studien werden regelmдЯig auf den neuesten Stand gebracht.
Autor: Cornelia Versteegen
Sprache: deutsch
Umfang: 292 Seiten
Erscheinungstermin: September 2000
Table of contents:
Inhaltsverzeichnis
1 Zusammenfassung fьr das Management S. 15
2 Einfьhrung in die Thematik S. 19
2.1 Ursachen und Auswirkungen
2.1.1 Einfьhrung
2.1.2 Ursachen
2.1.3 Definitionen von Dokumentenmanagement
2.1.4 Weiterentwicklung von Dokumentenmanagementsystemen
2.2 Dokumentenmanagement heute
2.2.1 Neue Anforderungen
2.2.2 Akzeptanz von Dokumentenmanagementsystemen
2.3 Dokumenten Management und Content Management
2.3.1 Einfьhrung
2.3.2 Die drei Generationen des E*
2.3.3 Der Weg vom Dokumentenmanagement zum Content Management
2.3.4 Auswirkungen auf den Bцrsenwert
2.3.5 Ausblick
2.4 Verwandte Technologien
2.5 Marktperspektiven
2.5.1 Einfьhrung
2.5.2 Die Ansoff-Matrix
2.5.3 Die Adoptionskurve
2.5.4 Budgetentwicklung
2.6 Gegenlдufige Tendenzen
3 Grundlagen des Dokumentenmanagements S. 39
3.1 Was ist ein Dokument?
3.1.1 Allgemeines
3.1.2 Dokumente im herkцmmlichen Sinne
3.1.3 Spezielle Dokumente
3.1.4 Weitergehende Aspekte der Arbeit mit Dokumenten
3.2 Die Technik des Scannens
3.2.1 Scannerarten
3.2.2 Kompressionsvorgдnge
3.2.3 Formulareditoren
3.2.4 Qualitдtsicherung beim Scannen
3.3 Datenhaltung und Datenkomprimierung nach dem Scannvorgang
3.3.1 Datenhaltung
3.3.2 Datenkompression
3.3.3 Optische Speichermedien
3.4 Indexierung und Auffinden von Dokumenten
3.4.1 Indexierung von Dokumenten
3.4.2 Erkennungsgenauigkeit
3.4.3 Retrieval
3.5 Verteilung von Dokumenten
3.5.1 Einfьhrung in die Thematik
3.5.2 Voraussetzung fьr die Verteilung von Dokumenten
3.5.3 Neue Trends
3.6 Lцschen von Dokumenten
3.6.1 Einfьhrung
3.6.2 Wer darf lцschen?
3.6.3 Was und wie wird gelцscht?
3.7 Digitale Signaturen
3.7.1 Einfьhrung
3.7.2 State of the Art
3.7.3 Rahmenbedingungen und Richtlinien fьr elektronische Signaturen in Europa
3.7.4 Vorreiter USA
3.8 Standardisierungsbestrebungen im Bereich Dokumentenmanagement
3.8.1 Existierende Standards
3.8.2 Nutzen von Standards
4 Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme S. 69
4.1 Allgemeine Anforderungen an den Hersteller
4.1.1 Vorbemerkung
4.1.2 Dienstleistungsportfolio des Herstellers
4.1.3 Lokalisierung des Herstellers
4.1.4 Anforderungen an den Releasezyklus
4.1.5 Bцrsennotierung der Hersteller
4.1.6 Partnerschaften
4.1.7 Umsatz und installierte Lizenzen
4.2 Funktionale Anforderungen an das Produkt
4.2.1 Vorbemerkung
4.2.2 Anforderungen an die Benutzeroberflдche
4.2.3 Versionierung
4.2.4 Die Trefferliste
4.2.5 Artvertrдglichkeit
4.2.6 Schnittstellen zu anderen Software-Produkten
4.3 Anforderungen zur Umsetzung der Teamarbeit
4.3.1 Allgemeines zur Teamarbeit
4.3.2 Paralleler Zugriff auf ein Dokument
4.3.3 Kommunikation im Team via e-mail und Kalendernutzung
4.3.4 Fazit
4.4 Anforderungen an die Systemumgebung
4.4.1 Allgemeines
4.4.2 Anforderungen an die Hardwareausstattung des Arbeitsplatzrechners
4.4.3 Anforderungen an das Netzwerk
4.4.4 Sonstige Anforderungen
5 Die untersuchten Produkte im einzelnen S. 85
5.1 COI-BusinessFlow 3.7 von COI Consulting fьr Office und Information Management GmbH
5.1.1 Allgemeines zum Hersteller
5.1.2 Die Produktfamilie COI-BusinessFlow
5.1.3 Behandlung von Dokumenten
5.1.4 Architektur von COI-BusinessFlow
5.1.5 Schnittstellen von COI-BusinessFlow
5.1.6 Sicherheitsaspekte
5.1.7 Angebotenes Dienstleistungsportfolio
5.1.8 Preisgestaltung
5.2 DocuWare 4.1 der DOCUNET AG
5.2.1 Allgemeines zum Hersteller
5.2.2 Das Produkt Docuware
5.2.3 Behandlung von Dokumenten
5.2.4 Architektur von Docuware
5.2.5 Schnittstellen von Docuware
5.2.6 Sicherheitsaspekte
5.2.7 Angebotenes Dienstleistungsportfolio
5.2.8 Preisgestaltung
5.3 Documentum 4i eBusiness Edition Version 4.1 von Documentum GmbH
5.3.1 Allgemeines zum Hersteller
5.3.2 Das Produkt Documentum 4i eBusiness Edition
5.3.3 Behandlung von Dokumenten
5.3.4 Architektur von Documentum
5.3.5 Schnittstellen von Documentum
5.3.6 Sicherheitsaspekte
5.3.7 Angebotenes Dienstleistungsportfolio
5.3.8 Preisgestaltung
5.4 ITA B04.20 von SER Systeme AG
5.4.1 Allgemeines zum Hersteller
5.4.2 Die Produktfamilie von SER Systeme AG
5.4.3 Behandlung von Dokumenten
5.4.4 Architektur von ITA
5.4.5 Schnittstellen von ITA
5.4.6 Sicherheitsaspekte
5.4.7 Angebotenes Dienstleistungsportfolio
5.4.8 Preisgestaltung
5.5 optimal_AS 3.20 von optimal systems Gesellschaft fьr innovative Computertechnologien mbH
5.5.1 Allgemeines zum Hersteller
5.5.2 Das Produkt optimal_AS
5.5.3 Behandlung von Dokumenten
5.5.4 Architektur von optimal_AS
5.5.5 Schnittstellen von optimal_AS
5.5.6 Sicherheitsaspekte
5.5.7 Angebotenes Dienstleistungsportfolio
5.5.8 Preisgestaltung
5.6 Livelink 8.1.5 von der Open Text GmbH
5.6.1 Allgemeines zum Hersteller
5.6.2 Das Produkt Livelink
5.6.3 Behandlung von Dokumenten
5.6.4 Architektur von Livelink
5.6.5 Schnittstellen von Livelink
5.6.6 Sicherheitsaspekte
5.6.7 Angebotenes Dienstleistungsportfolio
5.6.8 Preisgestaltung
5.7 Easyware 3.11 von Easy Software AG
5.7.1 Allgemeines zum Hersteller
5.7.2 Die Easy Produktfamilie
5.7.3 Behandlung von Dokumenten
5.7.4 Architektur von Easyware
5.7.5 Schnittstellen von Easyware
5.7.6 Sicherheitsaspekte
5.7.7 Angebotenes Dienstleistungsportfolio
5.7.8 Preisgestaltung
5.8 Saperion 4.2 von WIN!DMS Dokumenten Management GmbH
5.8.1 Allgemeines zum Hersteller
5.8.2 Das Produkt Saperion
5.8.3 Behandlung von Dokumenten
5.8.4 Architektur von Saperion
5.8.5 Schnittstellen von Saperion
5.8.6 Sicherheitsaspekte
5.8.7 Angebotenes Dienstleistungsportfolio
5.8.8 Preisgestaltung
5.9 Sonstige DMS-Produkte, die in der Studie nicht berьcksichtigt wurden
6 Vergleich der untersuchten Produkte S. 155
6.1 Branchenfokusierung der Hersteller
6.1.1 Aktuelle Branchenfokusierung der Hersteller
6.1.2 Kьnftige Branchenfokusierung der Hersteller
6.2 Einsatzbereiche der einzelnen Produkte
6.3 Niederlassungen der Hersteller
6.3.1 Niederlassungen in Deutschland
6.3.2 Verteilung der Niederlassungen in Deutschland
6.3.3 Niederlassungen im Ausland
6.3.4 Grьndungsdaten der Hersteller
6.3.5 Bцrsennotierung der Hersteller
6.3.6 Zusammenfassung
6.4 Anzahl der Mitarbeiter
6.4.1 Anzahl der Mitarbeiter in Deutschland
6.4.2 Anzahl der Mitarbeiter weltweit im Vergleich
6.4.3 Verteilung der Mitarbeiter
6.5 Umsatzentwicklung der Hersteller
6.5.1 Umsatz der Hersteller in den letzten drei Jahren
6.5.2 Verhдltnis des Pro-Kopf-Umsatzes
6.5.3 Verhдltnis zwischen Produktumsatz und Beratungsumsatz
6.5.4 Landesspezifischer Umsatz der einzelnen Hersteller
6.6 Anzahl der installierten Lizenzen und Wartung
6.6.1 Anzahl der in Deutschland und weltweit installierten Lizenzen
6.6.2 Anzahl der Kunden mit Wartungsvertrдgen
6.7 Schwerpunkte der Hersteller
6.7.1 Consulting- und Produktumfeld
6.7.2 Unterstьtzte Standards
6.8 Die Trefferliste
6.9 Prozessmodelle
6.10 Allgemeines hinsichtlich der einzelnen Produkte
6.10.1 Unterstьtze Betriebssysteme
6.10.2 Benцtigte Hardware
6.10.3 Entwicklungssprache
6.10.4 Datenhaltung
6.10.5 Internationalisierung
6.11 Versionierungsmцglichkeiten
6.12 Sicherheitsaspekte
6.12.1 Einfьhrung
6.12.2 Zugriffsschutz auf Dokumente
6.12.3 Digitale Signatur
6.13 Releasezyklen
6.13.1 Anzahl der Releases pro Jahr
6.13.2 Installation eines Releases
6.14 Schnittstellen
6.14.1 Einfьhrung
6.14.2 Schnittstellen zu SAP
6.14.3 Schnittstellen zu GeschдftsprozeЯmodellierungswerkzeugen
6.14.4 Schnittstellen zu Workflow Managementwerkzeugen
6.14.5 Schnittstellen zu Archivsystemen
6.15 Wettbewerbssituation der Hersteller untereinander
7 Einschдtzungen der Hersteller und Zusammenfassung der Bewertung S. 211
7.1 COI-BusinessFlow 3.7 von COI Consulting fьr Office und Information Management GmbH
7.1.1 Einschдtzungen des Herstellers
7.1.2 Vorteile der COI GmbH und von COI Businessflow
7.1.3 Nachteile der COI GmbH und von COI Businessflow
7.2 DocuWare 4.1 der DOCUNET AG
7.2.1 Einschдtzungen des Herstellers
7.2.2 Vorteile der DOCUNET AG und von Docuware
7.2.3 Nachteile der DOCUNET AGund von Docuware
7.3 Documentum 4i eBusiness Edition Version 4.1 von Documentum GmbH
7.3.1 Einschдtzungen des Herstellers
7.3.2 Vorteile der Documentum GmbH und von Documentum
7.3.3 Nachteile der Documentum GmbH und von Documentum
7.4 ITA B04.20 von SER Systeme AG
7.4.1 Einschдtzungen des Herstellers
7.4.2 Vorteile der SER Systeme AG und von ITA
7.4.3 Nachteile der SER Systeme AG und von ITA
7.5 optimal_AS 3.20 von optimal systems Gesellschaft fьr innovative Computertechnologien mbH
7.5.1 Einschдtzungen des Herstellers
7.5.2 Vorteile der optimal systems und von optimal_AS
7.5.3 Nachteile der optimal systems und von optimal_AS
7.6 Livelink 8.1.5 von der Open Text GmbH
7.6.1 Einschдtzungen des Herstellers
7.6.2 Vorteile der Open Text GmbH und von Livelink
7.6.3 Nachteile der Open Text GmbH und von Livelink
7.7 Easyware 3.11 von Easy Software AG
7.7.1 Einschдtzungen des Herstellers
7.7.2 Vorteile der Easy Software AG und von Easyware
7.7.3 Nachteile der Easy Software AG und von Easyware
7.8 Saperion 4.2 von WIN!DMS GmbH
7.8.1 Einschдtzungen des Herstellers
7.8.2 Vorteile der WIN!DMS GmbH und von Saperion
7.8.3 Nachteile der WIN!DMS GmbH und von Saperion
7.9 Zusammenfassung
7.9.1 Einschдtzungen der Hersteller hinsichtlich der Funktionalitдten eines DMS
7.9.2 Durchschnitt der Bedeutung einzelner Funktionalitдten
7.9.3 Einschдtzungen der Hersteller hinsichtlich des Nutzens eines DMS
7.9.4 AbschlieЯende Bewertung der Produkte
8 Leitfaden zur Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems S. 263
8.1 Allgemeines zur Produktauswahl
8.1.1 Wichtige Grundvoraussetzungen
8.1.2 Bildung eines Projektausschusses
8.1.3 Dauer der Evaluierungsphase
8.2 Erstellung eines unternehmensspezifischen Fragenkattaloges
8.2.1 Erste Schritte
8.2.2 Vorbereitung einer Return on Investment Rechnung
8.2.3 In den Fragebogen zu integrierende Aspekte
8.3 Auswertung der Ergebnisse und Auswahl von zwei Best-Fit-Kandidaten
8.3.1 Auswertung der Ergebnisse
8.3.2 Auswahl der Best-Fit-Kandidaten
8.4 Evaluierung und abschlieЯende Auswahl
8.4.1 Auswahl eines Pilotprojektes
8.4.2 Durchfьhrung der Evaluierung
Glossar und Akronyme S. 275
Literaturverzeichnis S. 277
Verzeichnis von Abbildungen S. 279
Verzeichnis von Tabellen S. 283
Stichwortverzeichnis S. 287
Feedback S. 291
Technologies & Electronics 